Comunicação unificada: o que fazer nas reuniões por videoconferências?
Com o aumento do trabalho remoto, as empresas têm investido cada vez mais em soluções para maximizar a eficiência do time interno, especialmente para viabilizar reuniões a distância, como é o caso da comunicação unificada.
Dentre as ações mais necessárias, destaca-se a videoconferência. Para se ter uma ideia, de acordo com dados do Gartner, usuários desse tipo de serviço podem crescer cerca de 24,3% em 2020, atingindo gastos de US$ 4,1 bilhões.
Diante disso, as organizações não precisam apenas adotar ferramentas que viabilizem esses processos e maximizem a comunicação unificada, mas também orientar o seu time interno para potencializar o aproveitamento das reuniões.
Nesse sentido, com o objetivo de auxiliar o seu negócio, preparamos um texto completo com dicas de boas práticas que devem ser adotadas nas videoconferências. Continue com a sua leitura e confira!
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Dicas de boas práticas para as videoconferências
De modo geral, as reuniões em vídeo permitem que diferentes pessoas em distintos locais se conectem ao vivo, facilitando o compartilhamento de informações e a integração da equipe com colegas, gestores ou, até mesmo, clientes e fornecedores. Para isso, alguns cuidados são essenciais, tais como:
Comece a reunião no horário certo
Uma das premissas das reuniões, especialmente online, é a pontualidade. Não cumprir com esse tipo de combinado gera graves gargalos em todos os fluxos operacionais e pode marcar uma má impressão aos parceiros de negócios.
Portanto, organize muito bem os seus compromissos e a demanda do time para sempre respeitar os horários das videoconferências.
Saiba quem convidar para a videoconferência
Outrossim diz respeito ao convite da reunião online. Grande parte das ferramentas de comunicação unificada que viabilizam esse tipo de contato, permitem que o organizador convide os participantes por meio do compartilhamento de um link.
Nesse sentido, certifique-se de enviar essa informação para todos os envolvidos, assim como dados corretos a respeito do encontro, como a data, horário e tema da reunião.
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Oriente a sua equipe a respeito da vestimenta e espaço dedicado à reunião
Uma das facilidades do home office para os colaboradores é não precisar se vestir formalmente para desempenharem suas funções.
Por outro lado, esse é um aspecto que merece atenção por parte dos gestores, isso porque a apresentação dos colaboradores contam muito para a imagem da empresa.
Desse modo, oriente a equipe a respeito das vestimentas, especialmente quando as videoconferências acontecerem com clientes. Assim como o espaço dedicado à reunião, é fundamental contar com um ambiente tranquilo, bem iluminado e silencioso.
Incentive a criação de meetups
Os meetups consistem em um conceito de reuniões em menores espaço de tempo, no entanto, com mais frequência. Esse tipo de medida é bastante vantajosa para acompanhar o desempenho do time e o cumprimento das tarefas internas.
Utilize ferramentas apropriadas e teste os equipamentos antes da reunião
Por fim, é essencial adotar recursos adequados para os encontros onlines e, sempre que possível, testar essas ferramentas e os equipamentos envolvimentos, como câmeras, microfones e a conexão da internet.
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Fornecendo processos inovadores aos seus parceiros, a ABX deseja apoiar a adaptação ao trabalho remoto e dentre seus principais serviços, encontra-se a comunicação unificada.
Além dos recursos que viabilizam a videoconferência, essa solução também oferece sistema de telefonia PABX, que promove maior produtividade, escalabilidade e redução de custos.
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