A pandemia do coronavírus levou milhões de pessoas ao isolamento social e tornou o trabalho remoto o “novo normal”. Com isso, as empresas estão priorizando o investimento no sistema de comunicação para viabilizar as transformações na rotina corporativa.
Com cada colaborador atuando da própria casa, o sistema de comunicação é importante para garantir a troca de informações e a colaboração entre os profissionais, como por meio das reuniões virtuais e videoconferências.
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Além das interações entre a equipe, esses recursos são usados para promover uma comunicação eficiente e de qualidade com clientes, parceiros e fornecedores.
Como melhorar o sistema de comunicação e reuniões da empresa?
A qualidade e a eficiência da comunicação em meio ao trabalho remoto depende de organização, domínio tecnológico e também boa performance da rede utilizada.
Com a maior frequência das reuniões virtuais, os gestores estão cada vez mais procurando formas de aprimorá-las. Saiba como a seguir!
Identificar ambientes ideais para reuniões virtuais
Inicialmente, é preciso que o gestor identifique o seu local ideal e instrua sua equipe a encontrar um ambiente em casa que seja favorável a uma reunião virtual.
Nem sempre o profissional tem um escritório em casa apropriado, de forma que precise encontrar um espaço adequado. Nesse caso, deve-se escolher um ambiente sem barulho, com boa iluminação e com pouca circulação de pessoas.
Verifique a estrutura para reunião
Em muitos aplicativos para reuniões virtuais, a sala é organizada por um anfitrião, sendo que a qualidade da conexão dele é fundamental para que o encontro desenvolva-se de forma adequada.
Além disso, quando as reuniões englobam mais pessoas é importante que a equipe de TI esteja à disposição para viabilizar uma estrutura adequada.
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Identifique boas tecnologias para reuniões virtuais
Com a expansão das videoconferências, diversas soluções tornaram-se conhecidas, mas a empresa deve avaliar detalhadamente a tecnologia e sua segurança antes de utilizá-la em uma reunião, principalmente se forem discutidos temas sensíveis e estratégicos do negócio.
Também é preciso que a plataforma seja compatível às necessidades da reunião, como abrir espaço para colaboração dos participantes, fazer apresentações e disponibilizar conteúdos multimídia, entre outros.
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É principalmente nesse quesito que o investimento em um sistema de comunicação pode ser determinante, com uma plataforma mais privativa e personalizada às demandas da empresa.
Preparar o conteúdo da reunião virtual
Para que uma reunião virtual seja eficiente, é fundamental que o anfitrião ou responsável tenha uma pauta organizada de tudo o que será abordado. Organize os tópicos e também o tempo destinado a cada assunto.
Uma publicação do Harvard Business Review indicou que a reunião virtual pode ser mais exaustiva do que as presenciais, de forma que é importante controlar o tempo de exposição para que a atividade não se torne cansativa e improdutiva.
Dessa forma, caso a reunião conte com a participação interativa, instrua sobre o fechamento dos microfones quando não estiver falando e determine um tempo para falas individuais.
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Tenha parceiros especializados
Com a necessidade de isolamento social se entendendo e a possibilidade de que ela permaneça no pós-quarentena, as empresas devem encarar as reuniões virtuais de forma mais profissional, o que depende de encontrar parceiros estratégicos.
Com um sistema de comunicação profissional, há um estímulo à colaboração entre profissionais mesmo no home office, com facilidade para interações e ferramentas mais intuitivas e adequadas às demandas do negócio.
A ABX Telecom é especializada em soluções eficientes de TI e telecom como para videoconferência e telepresença. O sistema de comunicação inclui recursos para facilitar as interações entre membros da equipe e também com clientes e fornecedores.
Além da videoconferência, a ABX Telecom disponibiliza soluções como telefonia PABX e também na nuvem, garantindo a mobilidade e flexibilidade dos recursos.
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Portanto, o sistema de comunicação junto com boas práticas garantem reuniões virtuais mais produtivas, maior eficiência para as empresas e otimização de custos. Para saber mais, conheça o sistema de comunicação unificado da ABX Telecom aqui!
